Leiðbeiningar um skylduskil

Móttökusöfn

  • Landsbókasafn Íslands - Háskólabókasafn | Íslandssafn - Skylduskil | Arngrímsgötu 3 | 107 Reykjavík | Sími: 525 5600 | Fax: 525 5612 | Netfang: skylduskil (hjá) landsbokasafn.is | Veffang: http://www.landsbokasafn.is
  • Kvikmyndasafn Íslands | Hvaleyrarbraut 13  | 220 Hafnarfirði | Sími: 565 5993 | Fax: 565 5994 | Netfang: kvikmyndasafn@kvikmyndasafn.is | Veffang: http://www.kvikmyndasafn.is

Ný lög og reglugerð um skylduskil

Ný lög um skylduskil til safna (nr. 20/2002) tóku gildi 1. janúar 2003. Þá féllu úr gildi eldri lög frá 1977. Jafnframt hefur menntamálaráðuneytið gefið út reglugerð um skylduskil til safna (nr. 982, 2003).

Í lögunum og reglugerðinni er skylduskilum lýst nákvæmlega, en í þessum leiðbeiningum eru aðeins tekin upp meginatriði.

Stærstu breytingarnar frá fyrri lögum felast í því að auk prentaðra rita og hljóðrita verður efni á nokkrum nýjum miðlum gert skilaskylt: stafræn verk, verk gefin út á almennu tölvuneti, kvikmyndir, efni hljóðvarps, efni sjónvarps, svo og örgögn og skyggnur.

Einnig verður sú meginbreyting að Kvikmyndasafn Íslands bætist við sem móttökusafn og varðveislusafn. Fyrri lög miðuðu aðeins við Landsbókasafn Íslands og Amtsbókasafnið á Akureyri.

Til hvers eru skylduskil?

Mikilvægt er að efni sem gefið er út hjá hverri þjóð glatist ekki, heldur sé það tryggilega varðveitt til framtíðar og jafnframt gert aðgengilegt þeim sem vilja nota það til fróðleiks og rannsókna.

Af þessum sökum hafa í flestum löndum verið sett lög sem kveða á um að þjóðbókasöfn og einnig aðrir aðilar hafi þá skyldu að varðveita þann menningararf sem hér um ræðir.

Hverju á að skila og hvert?

Skilaskyld eru verk sem gefin eru út eða birt hér á landi. Þar með teljast verk sem framleidd eru erlendis ef þau eru sérstaklega ætluð til dreifingar á Íslandi.

Landsbókasafn Íslands - Háskólabókasafn, sem er þjóðbókasafn Íslendinga, tekur við þessu efni:

  Verkum á pappír
  Örgögnum og skyggnum
  Hljóðritum
  Samsettum útgáfum
  Stafrænum verkum
  Verkum á almennu tölvuneti
 
Kvikmyndasafn Íslands tekur við þessu efni:
   
  Kvikmyndum
  Hljóðvarps- og sjónvarpsefni

Móttökusöfnin hafa umsjón með og bera ábyrgð á framkvæmd skylduskila. Hlutverk þeirra felst m.a. í því að halda uppi samskiptum við skilaaðila, athuga hvort skil séu fullnægjandi og í samræmi við lög og gera skilaaðila viðvart ef út af bregður.

Móttökusöfn veita upplýsingar um skylduskil og kynna starfsemina út á við.

Varðveisla og afnot

Eftirtaldar stofnanir varðveita skilaskyld verk:

  Landsbókasafn Íslands - Háskólabókasafn
  Amtsbókasafnið á Akureyri
  Kvikmyndasafn Íslands

Varðveislusöfnin veita notendum aðgang að því efni sem borist hefur í skylduskilum samkvæmt nánari reglum sem hvert safn setur sér. Söfnin hafa jafnframt þá skyldu að varðveita eintökin sem best, tryggja öryggi þeirra og viðhald.

Skrár

Varðveislusöfnin gera skrár yfir það efni sem berst í skylduskilum. Þessar skrár eru lykillinn að þessu efni og reyndar öðrum gögnum sem söfnin eiga í fórum sínum.

Nýtt tölvukerfi, sameiginlegt fyrir öll bókasöfn landsins, var tekið í notkun 19. maí 2003. Landsbókasafn og Amtsbókasafnið verða aðilar að þessu nýja kerfi og verður þá aðgangur að skrám mun þægilegri en áður.

Verk á pappír

Verk gefin út á pappír geta verið prentuð, fjölrituð eða fjölfölduð á annan hátt. Hér verða nefndar megintegundir með dæmum.

  • Bækur, þar með taldar barnabækur, kennslubækur, kennsluhefti og nótur.
  • Tímarit, ritraðir og blöð, þ.e. öll rit sem eru tölumerkt eða með tímasetningu, þar með talin dagblöð, héraðsblöð, kosningablöð, skólablöð, myndablöð, blöð stofnana og félaga (t.d. starfsmannablöð), tímarit, árbækur, fréttabréf, sjónvarpsdagskrár, ársskýrslur og ársreikningar.
  • Skýrslur og álitsgerðir; þar með teljast vísindalegar og fræðilegar skýrslur, skýrslur og álitsgerðir nefnda og stofnana.
  • Landakort, uppdrættir, veggspjöld; hér undir falla jarðfræðikort, sjókort, vegakort og ferðakort; einnig upphleypt kort og hnattlíkön.
  • Smáprent svo sem sérprentanir, kynningarbæklingar, ferðabæklingar, ferðaáætlanir, leiðarvísar, auglýsingar, framleiðslulýsingar, söluskrár, verðlistar, ljóð, útfararprent, einblöðungar, leikskrár, sýningarskrár, tónleikaskrár, póstkort, jólakort, myndir, teikningar, spil, dagbækur, vasabækur, bókmerki og dagatöl (ritstýrð og með texta).

Af verkum sem gefin eru út á pappír skal afhenda fjögur eintök. Landsbókasafn varðveitir þrjú eintök og Amtsbókasafnið eitt.

Verk gefin út í innan við 50 eintökum eru skilaskyld í tveimur eintökum.

Nýjar útgáfur eru skilaskyldar, enn fremur endurprentanir (þegar tilgreint er í verki að um endurprentun sé að ræða eða þegar ný prentun felur í sér að breyting hefur orðið á búnaði verks, t.d. að því er varðar kápu, bókband eða gerð pappírs.)

Þegar verk er gefið út bæði innbundið og sem kilja ber að afhenda fjögur eintök af hvorri gerð.

Fylgiefni, t.d. geisladiskar, disklingar, snældur, kort og myndbönd, er skilaskylt og skal það efni sem saman á afhendast í einu lagi.

Skilaskyldan hvílir á framleiðsluaðila, þ.e. þeim sem skilar frá sér fullbúnu verki, prentsmiðju, fjölföldunarstofu eða bókbandsstofu, þegar verk eru framleidd hér á landi. Sé ekki ljóst hver framleiðsluaðili er eða skil bregðast hjá honum getur móttökusafn farið fram á að útgefandi eða sá sem sér um dreifingu verkanna inni skilaskyldu af hendi.

Þegar um er að ræða verk sem framleitt er erlendis hvílir skilaskylda á útgefanda.

Athygli er vakin á því að efni framleitt í stofnunum hins opinbera, t.d. skólum, sjúkrahúsum, félagsmálastofnunum og rannsóknastofnunum, er einnig skilaskylt.

Undanþegið skilum
Undanþeginn skylduskilum er prentaður gjaldmiðill, svo sem bankaseðlar, verðbréf og frímerki, einnig ýmislegt smáprent, t.d. eyðublöð, umbúðir, bréfsefni, nafnspjöld, umslög og dagatöl án texta.

Örgögn og skyggnur

Af verkum sem gefin eru út sem örgögn (örfilmur, örfisjur), á skyggnum eða á samsvarandi miðlum skal afhenda þrjú eintök og hvílir skilaskylda á útgefanda.

Landsbókasafn varðveitir tvö eintök og Amtsbókasafnið eitt.

Hljóðrit

Með hljóðriti er átt við hvers kyns miðil sem hefur að geyma upptökur á tali og tónum, t.d. hljómplötur, hljóðsnældur, geisladiska og hljóðbækur.

Af útgefnum hljóðritum skal afhenda þrjú eintök og hvílir skilaskylda á útgefanda.

Landsbókasafn varðveitir tvö eintök og Amtsbókasafnið eitt.

Samsettar útgáfur

Með samsettri útgáfu er átt við efni sem gefið er út á miðlum af ólíkri gerð en því dreift í einu lagi. Hér getur verið um að ræða efni sem fylgir prentuðum ritum, t.d. disklingar, geisladiskar, hljóðrit og myndbönd. Líka getur verið um annars konar samsetningu að ræða, t.d. skyggnuflokk með hljóði.

Afhenda skal fjögur eintök og hvílir skilaskylda á útgefanda.

Landsbókasafn varðveitir þrjú eintök og Amtsbókasafnið eitt.

Stafræn verk

Hér er um að ræða stafræn verk útgefin á disklingi, geisladiski (CD-ROM) eða öðrum miðli til notkunar í tölvu. Undir þetta fellur margs konar efni, t.d. skrifaður texti, tal, tónlist og önnur hljóð, kvikmyndir, tölvugrafík, tölvuleikir, myndlist, ljósmyndir o.fl., einnig samsetningar af þessum tegundum, þ.e. margmiðlunarefni.

Afhenda skal þrjú eintök og hvílir skilaskylda á útgefanda.

Landsbókasafn varðveitir tvö eintök og Amtsbókasafnið eitt.

Verk gefin út á almennu tölvuneti

Um er að ræða efni - vefsíður og önnur gögn - sem birt er eða gert aðgengilegt almenningi á hinum íslenska hluta Veraldarvefsins, þ.e. þjóðarléninu .is, svo og efni sem birt er á öðrum lénum á íslensku.

Landsbókasafni er falið að taka til sín afrit af þessu efni og varðveita það. Sá sem birtir verk á rafrænu formi á almennu tölvuneti skal veita safninu aðgang að verkinu og láta í té aðgangsorð og aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru í því skyni.

Landsbókasafn mun eiga víðtækt samstarf um framkvæmd og tilhögun þessarar söfnunar, sérstaklega við rekstraraðila stærstu léna.

Um söfnun, varðveislu og afnot þessa efnis verða gefnar út nánari skýringar og leiðbeiningar.

Kvikmyndir

Í hinum nýju lögum um skylduskil merkir kvikmynd hvers kyns hreyfimyndaefni án tillits til þess með hvers konar tækni eða aðferðum það er framleitt. Innan þessarar skilgreiningar rúmast allar greinar kvikmyndagerðar, svo sem bíómyndir, stuttmyndir, heimildarmyndir, fræðslumyndir, teiknimyndir, auglýsingamyndir og sýnishorn úr næstu mynd.

Af útgefnum íslenskum kvikmyndum sem framleiddar eru á filmu skal afhenda tvö filmueintök. Annað eintakið skal vera frumeintak (hljóð og mynd) eða ígildi þess en hitt eintakið sýningareintak. Ef kvikmynd er birt í öðru formi skal afhenda eitt frumeintak (master) og annað sambærilegt sýningareintak (afrit frumeintaks nothæft til sýningar í kvikmyndahúsi og sjónvarpi). Af eintökum sem fara á almennan neytendamarkað (verslanir, myndbandaleigur o.s.frv.) skal afhenda tvö eintök af hverri gerð. Þessi eintök eru varðveitt hjá Kvikmyndasafni Íslands.

Af íslenskum kvikmyndum sem gefnar eru út á myndböndum, mynddiskum eða á öðru sambærilegu formi skal til viðbótar afhenda eitt sýningareintak.

Kvikmyndasafn Íslands veitir kvikmyndum viðtöku og varðveitir þær, að því undanskildu að viðbótareintak af íslenskum myndböndum og mynddiskum er varðveitt í Landsbókasafni.

Af kvikmynd sem birt er í fleiri en einni útgáfu, t.d. stytt gerð, breytt gerð fyrir erlendan markað eða útgáfa með erlendum texta, eru allar gerðir skilaskyldar.

Af erlendum kvikmyndum með íslenskum texta eða íslensku tali sem sýndar eru í kvikmyndahúsum skal afhenda eitt sýningareintak. Kvikmyndasafni Íslands er heimilt að varðveita einungis úrval þessara mynda.

Af erlendum kvikmyndum sem eru með íslenskum texta eða íslensku tali og dreift er til almennings á myndböndum, mynddiskum eða á sambærilegu formi skal afhenda tvö ónotuð eintök.

Kynningarefni tengt kvikmyndum er skilaskylt í tveimur eintökum.

Að því er varðar íslenskar kvikmyndir hvílir skyldaskila á framleiðanda en að því er varðar erlendar kvikmyndir á dreifingaraðila.

Hljóðvarps- og sjónvarpsefni

Útsendar dagskrár Ríkisútvarpsins - hljóðvarps og sjónvarps - skal afhenda í einu eintaki. Aðrar íslenskar hljóðvarps- og sjónvarpsstöðvar skulu láta í té eitt eintak af þeim hlutum dagskrár sem móttökusafn kallar eftir. Skilaskylda hvílir á rekstraraðila.

Kvikmyndasafn Íslands skal varðveita dagskrár sem hér um ræðir og hefur eftirlit með skilum samkvæmt nánari ákvæðum í reglugerð.

Kvikmyndasafni Íslands er heimilt að gera samkomulag við Ríkisútvarpið um að það varðveiti dagskrár sínar, bæði hljóðvarps og sjónvarps.

Afhending á kvikmyndum til Kvikmyndasafns Íslands er sem hér segir:

Frumeintak af íslenskum kvikmyndum á filmu skal afhent innan sjö ára frá frumsýningardegi. Sýningareintak af slíkum kvikmyndum skal afhent innan tveggja ára frá frumsýningardegi.

Íslenskar kvikmyndir sem framleiddar eru á myndbandi eða á formi sem ekki krefst þess að þjónusta sé sótt til útlanda vegna framköllunar skulu afhentar innan árs frá frumsýningu eða útgáfu.

Erlendar kvikmyndir á filmu skulu afhentar innan árs eftir að síðustu sýningu þeirra í fyrstu sýningarlotu lýkur. Erlendum kvikmyndum á myndbandi og mynddiskum skal einnig skilað innan árs.

Skilafrestur

Efni sem Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn veitir viðtöku skal afhent sem fyrst eftir útkomu verks en í síðasta lagi 1. febrúar og 1. ágúst ár hvert að því er varðar þau verk sem gefin eru út undanfarandi sex mánuði. Heimilt er að skila efni tíðar.

Afhending á kvikmyndum til Kvikmyndasafns Íslands er sem hér segir:

Frumeintak af íslenskum kvikmyndum á filmu skal afhent innan sjö ára frá frumsýningardegi. Sýningareintak af slíkum kvikmyndum skal afhent innan tveggja ára frá frumsýningardegi.

Íslenskar kvikmyndir sem framleiddar eru á myndbandi eða á formi sem ekki krefst þess að þjónusta sé sótt til útlanda vegna framköllunar skulu afhentar innan árs frá frumsýningu eða útgáfu.

Erlendar kvikmyndir á filmu skulu afhentar innan árs eftir að síðustu sýningu þeirra í fyrstu sýningarlotu lýkur. Erlendum kvikmyndum á myndbandi og mynddiskum skal einnig skilað innan árs.

Frágangur efnis

Skilaskyld verk á að afhenda í endanlegri gerð og á því formi sem þau birtast notendum. Eintökin eiga að vera heil og gallalaus. Með verkunum skal afhent það efni sem framleitt er til þess að fylgja þeim við dreifingu. Er þá m.a. átt við öskjur, kassa eða hylki, hlífðarkápur og aðrar umbúðir, bæklinga og viðlíka efni.

Skilaskrá

Með hverri sendingu skyldueintaka skal fylgja skrá yfir það efni sem sent er. Á skilaskrá eru t.d. færðar bækur, tímarit, blöð og ársskýrslur. Ekki þarf að skrifa upp allt smáprent eða veggspjöld, heldur nægir að setja inn orðin smáprent eða veggspjöld þegar um slíkt er að ræða.

Ef í sendingunni er samsett efni eða fylgiefni skal það sérstaklega tekið fram í skránni.

Möttökusafn gefur út eyðublöð fyrir skilaskrár og veitir nánari leiðbeiningar um notkun þeirra.

Kostnaður

Stundum er spurt hver eigi að bera kostnað af skylduskilum. Hin nýju lög um skylduskil kveða skýrt á um þetta. Skilaskyldur aðili ber kostnað af skylduskilum, nema þegar um er að ræða verk útgefin á pappír; þá er gert ráð fyrir að útgefandi beri kostnaðinn.

Er þetta skilaskylt?

Yfirlit

Nei
Bækur, barnabækur, kennslubækur, hljóðbækur Prentaður gjaldmiðill
Tímarit, árbækur, ársskýrslur, frétta- bréf, sjónvarpsdagskrár, glanstímarit Bankaseðlar
Dagblöð, héraðsblöð, kosningablöð
skólablöð, myndablöð
Verðbréf
Vísindalegar skýrslur, álitsgerðir nefnda og stofnana Frímerki
Landakort, jarðfræðikort, sjókort, vegakort, upphleypt kort, hnattlíkön Umbúðir, umslög, bréfsefni
Veggspjöld Eyðublöð, aðgöngumiðar
Smáprent, t.d. bæklingar, auglýsingar, verðlistar, leikskrár, sýningarskrár tónleikaskrár, póstkort, jólakort,spil Dagatöl (án texta)
Útgefnar myndir og teikningar Nafnspjöld, merkimiðar
Dagbækur, vasabækur, dagatöl Grafíklistaverk
Örgögn (örfilmur, örfisjur) Bækur prentaðar fyrir erlendan aðila til dreifingar erlendis
Skyggnur Fundargögn (óútgefin)
Hljóðrit, t.d. geisladiskar, snældur, plötur Skjöl fyrirtækja, stofnana
Stafræn verk, t.d. tölvuleikir, margmiðlunarefni  
Íslenskar vefsíður og önnur gögn á
veraldarvefnum
 
Kvikmyndir, t.d. bíómyndir, stuttmyndir, heimildamyndir, fræðslumyndir, teiknimyndir, auglýsingamyndir  
Hljóðvarpsefni, sjónvarpsefni